O fluxo de comunicação da sua empresa está organizado?

Descubra como criar um fluxo otimizado que funcionará como um verdadeiro banco de memórias

Se, por um lado, as inúmeras ferramentas de comunicação usadas atualmente facilitam a troca instantânea de informações em uma corporação, por outro, impactam negativamente na organização e gestão dos conteúdos gerados, impossibilitando, muitas vezes, a criação de um acervo que possa ser usado posteriormente. E este é um ponto que pode causar um grande stress na comunicação entre funcionários e setores da empresa, matriz e filiais, franqueadora e franqueados, etc.

Imagine a situação: é realizada uma Semana Interna de Prevenção aos Acidentes do Trabalho – Sipat, em uma determinada empresa, que conta com inúmeras unidades pelo Brasil. Cada uma dessas unidades possui analistas de comunicação, que devem adaptar a campanha nacional à sua própria realidade e divulgar as ações realizadas em canais próprios. O corporativo, por sua vez, fará um apanhado do que foi realizado em cada local para divulgar no newsletter do grupo.

A ação é realizada e os analistas começam a gerar conteúdo de textos, fotos, vídeos, áudio etc. Alguns enviam esse material por e-mail, outros por Whatsapp – reduzindo a resolução de fotos e vídeos. Outros compilam tudo e mandam um link de drive para o corporativo. No final, os produtos estão espalhados em inúmeros locais, sem gestão, sem organização e sem possibilidade de pesquisa em longo prazo. Imagine o trabalho da equipe do corporativo em compilar tudo isso.

A verdade é que muitas gerências de comunicação se acostumaram a esse confuso e nada prático fluxo, sem pensar em buscar formas mais eficientes de organizar a rotina de comunicação. Contudo, existem opções como a Extranet Track, uma plataforma desenvolvida pela Track Techno Software com o objetivo de resolver essa questão.

Por meio de ferramentas como área de Gestão de Arquivos com permissões e registro de acessos, Mensagens Intragrupo com registro de leitura e Gestão de Atividades – que funciona como uma agenda compartilhada de tarefas – a plataforma organiza, agiliza e controla toda a comunicação de uma corporação. Somado a isso, a plataforma conta com um Sistema de Atendimento por tickets e possui um Blog Corporativo, que funciona como uma central de informações para o público interno. Seria um lugar, por exemplo, para publicar informações relevantes sobre a corporação, novidades, lançamentos de produtos e mudanças de processos com registro de acessos. Tudo isso com navegação intuitiva, mobile friendly e com aparência de site corporativo.

Como resultado disso, é possível manter o time de comunicação mais focado em relação à estratégia e mais produtivo nas ações do dia a dia. Somente caminhando juntos é possível estabelecer e colocar em prática os objetivos planejados em longo e médio prazo.

Gestores de marketing sabem que processos de comunicação organizados, transparentes e sem gargalos aumentam a produtividade e mudam até o humor e o clima das corporações.

Além disso, com todo o fluxo e troca de informações acontecendo em um único local e de forma organizada, a empresa acaba criando uma espécie de banco de memórias de todas as ações, possibilitando a pesquisa posterior de forma muito mais simples.

E você, que é profissional de comunicação, está esperando o que para levar essa novidade para sua empresa? Afinal, temos que mostrar que, em casa de ferreiro, a espada é ninja, certo?

Hoje a Extranet Track é utilizada por corporações em rede como Alphabeto, Yes Cosmetics e Annethun. Conheça mais da Extranet Track em www.extranettrack.com

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